Qu’est ce que le Master Data Management ?

Dans la famille des données, après le Big Data, le Data Broker, la Data Visualization, le Data-Driven Marketing et le Data Center, place au Master Data Management ! Si vous n’avez pas la data migraine ou la data nausée, c’est bon signe !

Autrefois buzzword, la data est aujourd’hui partout.

Elle accompagne les managers dans la prise de décisions, elle facilite le travail des équipes commerciales, elle s’échange sur les plateformes de publicité en ligne et elle constitue un nouvel or noir pour les entreprises. Seulement, dans la plupart des organisations, les données sont souvent mal ou peu exploitées. Manque de structure, manque de temps, silos entre les services ou les filiales… les raisons sont nombreuses, mais les conséquences sont malheureusement toujours les mêmes : perte de temps (et donc d’argent), mauvaise organisation, décisions approximatives et risque réel de passer à côté d’opportunités de croissance.

C’est pour répondre à ces enjeux critiques que le MDM (pour Master Data Management, ou gestion des données de référence en français) existe. On vous explique.

Le MDM, simplement expliqué

Le Master Data Management est un ensemble d’outils, de techniques et de stratégies consistant à créer une source unique de données au sein d’une organisation.

Il s’agit d’un hub global, exhaustif et constamment mis à jour, regroupant toutes les données de l’entreprise, incluant ses groupes et filiales, et qui fonctionne à travers tous les logiciels et les outils utilisés (CRM, ERP, DMP, WMS, etc.).

La création d’une métabase de haut niveau constitue une bonne pratique dans la gestion des données permettant de limiter les erreurs et les redondances dans la bonne exécution des processus métiers. Les données les plus couramment intégrées dans un MDM sont souvent les mêmes : listes des clients, des employés, des fournisseurs, des prestataires externes, références des produits, liste de contacts, inventaires, contrats et informations financières.

Pourquoi faire du MDM ?

La gestion des données de référence ne crée pas de données : elle les regroupe et les tient à jour. Puisque chaque donnée est fonctionnelle dans son propre environnement, pourquoi faire du MDM ?

Pour une unicité de la donnée et de son descriptif : il n’y a rien de plus volatile qu’une donnée. Elle peut se transformer, s’altérer et se modifier facilement. Quand Paul Martin, responsable logistique est inscrit dans le fichier employé, il peut aussi être inscrit sous le nom de P. Martin dans le fichier des formations. Ou encore comme Paul R. Martin dans la gestion de la paie. Au final trois noms pour la même personne. La préservation de l’unicité des données évite ces biais, tout en gérant parfaitement les homonymes.
Élimination de tout risque de redondance et d’obsolescence : une référence produit non reconduite dans l’inventaire le sera également sur le site web, dans l’intranet, dans le logiciel de facturation. Plus besoin de faire la manipulation à la main sur tous les systèmes. Même chose avec un client qui change d’adresse, d’emploi, ou la création d’un client déjà existant.
Prise de décision rapide et efficace : parce que toutes les données sont regroupées au même endroit, il est facile de les extraire, de les analyser et d’en faire des rapports pertinents. Qu’il s’agisse d’un audit, d’un rapport annuel ou d’un bilan commercial, toutes les données sont accessibles. Une situation qui facilite et accélère la prise de décision.
Amélioration des processus : en interne, cela peut être complexe de savoir où se trouve telle donnée. Une situation que connaissent toutes les entreprises gérant de multiples systèmes en parallèle. Un MDM améliore la gestion de vos processus, facilite les contrôles et garantit des données de qualité.
Meilleur échange de données : dans un MDM, les données sont cartographiées pour communiquer facilement entre elles et il devient possible de réaliser des filtres complexes. Savez-vous à combien s’élève le montant facturé aux clients fans de votre page Facebook qui ont assisté à votre dernier webinaire ? Un MDM le sait, lui.

Quelles données intégrer dans un MDM ?

Si chaque entreprise est différente, on retrouve souvent cinq critères principaux :

La donnée doit être réutilisable : est-ce que le fichier loué à un vendeur de données pour une opération ponctuelle d’email marketing a sa place ici ? Peut-être pas.
La donnée doit avoir de la valeur : comment allez-vous vous servir de la donnée en question ? Prenons un exemple par l’absurde : l’âge de vos employés peut avoir un impact pour calculer votre pyramide des âges et anticiper les départs en retraite. Leurs signes astrologiques le sont assurément beaucoup moins !
La donnée doit être multiple et dispersée : si une donnée est présente dans plusieurs outils ou utilisée par plusieurs services à des fins différentes, elle mérite sa place dans un MDM.
La donnée doit pouvoir vivre longtemps : une donnée est vivante et dispose d’un cycle de vie propre. Pour ne pas encombrer votre MDM, il n’est pas toujours utile d’y intégrer des données éphémères, à courte durée de vie.
Elle doit être évolutive : un prospect, qui devient client, puis qui change d’entreprise et qui vous garde en tant que fournisseur. Un employé qui change de service, qui se forme et qui devient cadre. Deux exemples de données évolutives pertinentes pour disposer d’une vision holistique et historique.

À partir de ces critères, il est facile d’intégrer des données dans un MDM. Exemples :

Données clients et prospects : incluant les coordonnées, l’historique des interactions, la place dans le tunnel de vente, l’historique des achats, le chiffre d’affaires par client, visitorat du site web, KPI webmarketing et réseaux sociaux, etc.
Données fournisseurs : incluant les coordonnées, les délais de livraison, l’historique des achats, l’évolution des prix, etc.
Informations financières : éléments de facturation, paiements, suivi des relances, ratio financier par groupe, produit, gamme ou filiale, etc.
Données employés : coordonnées, parcours dans l’entreprise, historique des formations, bilan des entretiens annuels, évolution salariale, âge, contact en cas d’urgence, etc.
Données produits : références, coûts de revient, prix de vente, évolution des ventes, données de l’inventaire, etc.
Données contractuelles : contrats de travail, devis validés, conditions générales d’utilisation, règlement RGPD, etc.

Qui peut se lancer dans un MDM ?

Si un MDM est un outil d’amélioration continue de la performance, toutes les organisations n’en ont pas forcément besoin. Un MDM nécessite effectivement un minimum de structure et sera efficace dans un environnement fragmenté comprenant plusieurs systèmes sources et des données dispersées.

Un MDM devient alors un levier pertinent pour les PME bien installées, les ETI et les grands groupes. Il est aussi très utile en cas d’évolution et de changements structurels liés à la vie de l’entreprise (rachat, fusion, spin-off, et concentration d’actifs).

Le MDM est souvent vu comme un soulagement par les chefs d’entreprise, parfois soucieux de l’atomisation excessive des données dans leur organisation. Parce qu’il transcende les usages et les habitudes de travail, le MDM crée une valeur ajoutée concrète et réelle au quotidien, pour une entreprise plus productive, plus efficace et plus rentable.