Dix secrets pour maîtriser son capital informationnel

Selon l’adage populaire, on reconnaît un bon ouvrier à ses outils.

Et si on reconnaissait une bonne entreprise à la manière dont ses flux d’information et de données sont stockés, distribués et interconnectés ?

Nous sommes passés en quelques années d’une organisation statique où les systèmes d’information et les DSI géraient de la donnée, à une organisation dynamique où la donnée est co-construite de manière transversale et protéiforme. Un glissement qui change aussi la perception des systèmes d’information : autrefois centre de coûts, ils se transforment en actifs immatériels potentiellement créateurs de valeur.

Et c’est justement le mot « potentiellement » qui a ici toute son importance. Car pour devenir effectivement créateur de valeur, il est fondamental de maîtriser son capital informationnel. À la fois vecteur de croissance, pilier stratégique et levier d’intelligence collective, le capital informationnel d’une organisation peut accélérer, faire ralentir ou dérailler une entreprise. Et parce que nous sommes plus Shinkansen que TER, voici nos 10 secrets pour maîtriser votre capital informationnel.

Secret nº1 : la qualité

Toutes les données utilisées par votre organisation doivent être triées, optimisées et agrégées pour être utilisables, sans doublons et sans doutes ou questionnements. La plupart des entreprises utilisent différents outils qui ne se parlent pas toujours entre eux. Entre un ERP, une CRM, Facebook Ad Manager, MailChimp, un logiciel de facturation ou un WMS, la tâche peut s’avérer complexe. Une approche orientée Master Data Management est alors garante de la qualité de vos données.

Secret nº2 : la disponibilité

Tout le monde ne travaille pas au bureau, derrière un ordinateur de 9 heures à 18 heures, du lundi au vendredi. Certaines équipes travaillent à distance, à la maison ou depuis l’étranger, alors que les managers sont amenés à travailler le week-end ou tard le soir, et que les commerciaux sont constamment sur la route. Conséquence : votre système informatique et vos données doivent être accessibles en tout temps, 24 heures sur 24 et 365 jours par an, avec la même expérience utilisateur et la même vitesse d’accès, quel que soit le terminal utilisé.

Secret nº3 : la sécurité

Le piratage, les attaques numériques et les vols de données font partie des risques courants dans les entreprises aujourd’hui. Maîtriser son capital informationnel signifie aussi être en mesure de travailler en toute sécurité sans craindre une perte de données, une intrusion malveillante ou un bug majeur susceptible d’affecter le fonctionnement de l’entreprise. Votre système et votre infrastructure doivent être comme un coffre-fort numérique à double paroi, capable d’éviter les attaques, les piratages, les fuites et les altérations des données. Cela passe par une formation adaptée, des systèmes de sécurité pertinents, des sauvegardes multi-redondantes et des procédures internes rigoureuses.

Secret nº4 : l’accessibilité

Une donnée perdue dans un tableau Excel au fond d’un explorateur Windows en mode local n’est d’aucune utilité. Vos données doivent être accessibles depuis tout terminal, dans un environnement où le travail en mode cross-device est devenu la norme. Le cloud a révolutionné la mobilité et l’accessibilité des données. Plus vos données seront accessibles et partagées, plus elles pourront être utilisées à bon escient et au bon moment.

Secret nº5 : l’actualisation

Une donnée ne vit que parce qu’elle est actualisée constamment. Qu’il s’agisse d’un changement d’adresse de livraison, de référence produits, de certification ou un retour de commande, chaque interaction doit être dûment complétée et chaque action doit être documentée.

Aujourd’hui, la gestion des données est aussi indispensable qu’une bonne gestion commerciale ou financière. Elle nourrit la stratégie de l’entreprise et doit être actuelle et interopérable pour être utilisée en toute confiance.

Secret nº6 : la pertinence

Avoir des données actuelles est une chose, mais encore faut-il qu’elles soient utiles. Un travail de présélection et de gestion qui peut prendre du temps, surtout s’il est fait à la main. D’où l’intérêt croissant des DSI pour la création et l’utilisation d’algorithmes capables de travailler à l’extraction et la sélection de données réellement pertinentes pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Des données pertinentes qui peuvent également participer à la modernisation et l’optimisation de vos processus internes.

Secret nº7 : l’optimisation des coûts

Qu’il s’agisse de l’infrastructure technique ou de la gestion des données, la DSI doit constamment trouver le bon équilibre permettant d’optimiser ses coûts tout en délivrant une qualité de service et d’utilisation sans compromis. Dans cette démarche, les données doivent être stockées de manière rationnelle : pourquoi investir dans un cloud privé si une solution hybride ou externe est plus efficace et moins chère ? Avez-vous besoin d’une grande salle de serveurs à sécuriser et à refroidir en permanence ? Quelles seraient vos options pour externaliser tout ou partie de l’hébergement et de la gestion de vos données ? Autant de questions qui doivent être soigneusement étudiées.

Secret nº8 : la formation

Sans utilisateurs compétents, l’information est inutile. Il est important de former tous ses collaborateurs sur les bonnes pratiques et les usages pertinents pour bien travailler avec la bonne information. Que ce soit pour des raisons de sécurité, de contrôle qualité ou d’uniformité et de pertinence, plus vos salariés seront formés – idéalement en continu – plus ils seront partie prenante et acteur de la réussite de votre capital informationnel.

Secret nº9 : l’unicité

Les doublons dans un système d’information sont comme les virus dans un corps humain : ils fatiguent, ils attaquent et ils nuisent à un fonctionnement efficace. Combien de temps perdu à retrouver la trace d’une information ? Combien de personnes impliquées dans un dossier client pour partager une seule et même information ? L’unicité est la clé de voûte de votre stratégie IT. Une donnée égale une place et une multitude d’usages.

Secret nº10 : le contenant au service du contenu

Le capital informationnel soutient les processus d’innovation. Le contenant c’est votre infrastructure qui doit être rapide d’accès, sécurisée et accessible de partout, le tout pour un ratio coût/bénéfice utilisateur optimal. Le contenu, ce sont les données que vous stockez, hébergez et centralisez au sein de votre système d’information. Les deux doivent travailler de concert. Votre contenant doit être assez grand, rapide et disponible pour afficher, extraire et répondre aux requêtes des utilisateurs sur le contenu.

Le capital informationnel fait partie des enjeux importants de la digitalisation des entreprises. Il soutient l’innovation, il accompagne les nouvelles habitudes de travail et rend l’information digeste, compréhensible et accessible à tous les utilisateurs. Si la DSI est en première ligne sur l’optimisation du capital informationnel, c’est un levier qui est avant tout transversal et pluridisciplinaire, et qui joue un rôle direct dans l’accomplissement de la mission de l’entreprise.